迄今為止，辦公自動(dòng)化發(fā)展經(jīng)過了三個(gè)時(shí)期，個(gè)人辦公時(shí)期，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)域網(wǎng)時(shí)期、網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用時(shí)期。越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到，辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要基礎(chǔ)，能保障企業(yè)健康良性的發(fā)展循環(huán)。那么，怎樣的OA才是適合自己企業(yè)，為自己的企業(yè)量身定做呢？怎樣的OA才是真正意義上的OA？e-works記者張敏采訪了大連華天軟件有限公司的市場(chǎng)總監(jiān)陳秋男先生。
e-works：現(xiàn)在企業(yè)用戶對(duì)OA軟件的應(yīng)用狀況怎樣，屬于哪個(gè)階段，有什么最新的趨勢(shì)？
陳：雖然OA已經(jīng)發(fā)展了20多年，但我們認(rèn)為目前企業(yè)用戶仍然處于一個(gè)比較基礎(chǔ)的應(yīng)用階段，解決的主要是溝通的問題，常用的功能模塊比較簡(jiǎn)單，如即時(shí)消息、文件傳遞與管理、簡(jiǎn)單的網(wǎng)上審批和表單統(tǒng)計(jì)等，當(dāng)然，這也跟OA的內(nèi)涵在不斷發(fā)展有關(guān)系。
OA的客戶群主要是那些有一定的規(guī)模和信息化基礎(chǔ)的企事業(yè)單位，現(xiàn)在OA的行業(yè)特性還不明顯，但卻是一個(gè)重要的趨勢(shì)，這也是OA應(yīng)用不斷深化的結(jié)果。以前那些功能泛泛的OA將越來越不能滿足用戶的需求，現(xiàn)在用戶普遍需要將自己的日常辦公和業(yè)務(wù)整合起來管理，特別是那些中小型的制造、貿(mào)易、服務(wù)型企業(yè)。
e-works：OA軟件有哪些類型，華天OA屬于什么類型？它和協(xié)同軟件的關(guān)系到底是什么？
陳：OA軟件有多種分類方式，從應(yīng)用的角度，我們將其分為文檔型、流程性、平臺(tái)性三種。
文檔型的OA屬于入門級(jí)產(chǎn)品，功能和技術(shù)都比較簡(jiǎn)單，用戶規(guī)模也不大，以文檔和消息管理為主；流程型OA屬于中級(jí)產(chǎn)品，功能和技術(shù)比較先進(jìn)，以工作流和表單為核心應(yīng)用；平臺(tái)型OA屬于高級(jí)產(chǎn)品，能夠真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合和業(yè)務(wù)管理，并具有靈活的拓展性，代表了未來OA發(fā)展的方向。
華天OA包含了流程型和平臺(tái)型兩種OA的特點(diǎn)，我們的客戶以那種規(guī)模中等、發(fā)展迅速的新興企業(yè)居多，主要集中在商業(yè)、制造、服務(wù)業(yè)領(lǐng)域，他們的需求點(diǎn)是開放平臺(tái)、靈活的工作流、集成業(yè)務(wù)管理、多種樣式的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
至于協(xié)同軟件，它包括協(xié)同平臺(tái)、協(xié)同應(yīng)用軟件、協(xié)同工具軟件三種類型，從目前來看，OA屬于協(xié)同應(yīng)用軟件，但一部分高端的OA正在逐漸向平臺(tái)化的方向發(fā)展。
e-works：OA軟件的核心技術(shù)和核心應(yīng)用是什么？這方面華天OA是怎么做的？
陳：OA的核心技術(shù)是工作流，工作流包括開放平臺(tái)和自定義表單技術(shù)，只有開放平臺(tái)才能夠保證工作流的靈活性和拓展性，只有自定義表單才能夠保證工作流的智能性和有效性，所以可以說，工作流性能的高低決定了OA性能的高低。
需要特別說明的是，這里說的工作流是廣義工作流，而非狹義工作流，并不是簡(jiǎn)單的文件審批功能。 華天OA采用了開放平臺(tái)、工作流引擎和智能表單三大技術(shù)，我們稱之為“魔方架構(gòu)”，即擁有魔方般的靈活性和易用性，讓業(yè)務(wù)管理真正實(shí)現(xiàn)了隨需應(yīng)變。通過這個(gè)平臺(tái)，用戶可以敏捷建模，自己動(dòng)手搭建與需求相符的業(yè)務(wù)流程和表單，或與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，重要的是，用戶在里無需編程、無需了解底層架構(gòu)、甚至無需掌握開發(fā)技術(shù)，所以這是一個(gè)可生長(zhǎng)的、靈動(dòng)的管理平臺(tái)。
舉例來說，一個(gè)員工要采購(gòu)10臺(tái)設(shè)備，他先在OA上填寫采購(gòu)單，采購(gòu)單從庫(kù)存系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)判斷是否有必要采購(gòu)，如果可以則根據(jù)采購(gòu)金額自動(dòng)選擇辦理流程。采購(gòu)?fù)戤吅?，采?gòu)單直接轉(zhuǎn)換成入庫(kù)單，將新增的10臺(tái)設(shè)備加入到庫(kù)存信息中。這其中，相關(guān)的參與者可以按采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)人、采購(gòu)部門、設(shè)備類型等多種方式對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行組合查詢，生成報(bào)表。
e-works：現(xiàn)在廠家們都在宣傳OA的管理理念，那么OA軟件真的能夠給企業(yè)管理帶來變革么？它的作用到底有多大？
陳：無論什么時(shí)候，軟件都只是一個(gè)工具，它不會(huì)給企業(yè)帶來真正的變革，真正的變革來源于管理者的思想，OA的作用只是服務(wù)于管理者的思想。思想是好的，OA就是錦上添花，思想是壞的，OA就是助紂為虐，呵呵。
好在現(xiàn)在企業(yè)上OA的出發(fā)點(diǎn)都是好的，所以O(shè)A也發(fā)揮了其應(yīng)有的作用，比如我們的用戶新疆柏泉祥泰，原來每個(gè)月統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)銷售信息需要2天時(shí)間，現(xiàn)在只要2個(gè)小時(shí)；TOTO中國(guó)審批一份文件由平均需要2天時(shí)間縮短到4個(gè)小時(shí)；拉卡拉總部跟全國(guó)各地的分支機(jī)構(gòu)之間傳遞一份通知由2個(gè)小時(shí)縮短到二十分鐘，給這些企業(yè)節(jié)約了大量人力、物力、財(cái)力和時(shí)間成本。
e-works：OA軟件的實(shí)施難點(diǎn)是什么？如何解決？
陳：不同的企業(yè)難點(diǎn)不一樣，有的是企業(yè)原因，有的是產(chǎn)品原因。概括來說最難的還是改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的辦公習(xí)慣，尤其是管理者的辦公習(xí)慣，這個(gè)可以通過管理手段，也可以通過技術(shù)手段來解決。
有的國(guó)企，或政府事業(yè)單位，員工的年齡較大，對(duì)電腦應(yīng)用不熟悉，就不要給他開放太多的功能，免得看花眼。流程的設(shè)計(jì)要智能化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于使用，多設(shè)置一些自動(dòng)化的功能，如開機(jī)自動(dòng)彈出登陸窗口、多種信息提醒方式等。 當(dāng)然，這里面有個(gè)很重要的前提，那就是一定要選擇易用性好的OA，易用性被很多OA產(chǎn)廠家所忽略，其實(shí)它在很大程度上決定了OA能否實(shí)施成功。
在行政上也可以采取些措施，比如公司規(guī)定所有的通知、文件全部通過OA來發(fā)布和審批，就會(huì)很快的讓大家養(yǎng)成使用習(xí)慣。有的公司做法比較極端，那就是強(qiáng)制員工通過OA來寫日記，否則罰款，這種做法還是要慎重。
最后一點(diǎn)，貴在堅(jiān)持。
e-works：OA軟件越來越雷同，在選型時(shí)要注意什么問題？
陳：首先要確定自己的核心需求和預(yù)算，然后圍繞自己的需求進(jìn)行充分的試用和比較，不然就會(huì)看花眼。 OA無非三個(gè)方面：功能、技術(shù)、價(jià)格，至于品牌、理念什么的都是次要的，選型要圍繞這三個(gè)方面來進(jìn)行：
1、功能適用：清晰描述，而不是泛泛而談自己要解決的主要問題，看自己需要文檔型、流程型還是平臺(tái)型OA，是選擇產(chǎn)品型還是項(xiàng)目型OA。確定自己要使用的核心功能，忽略或直接去掉次要功能?，F(xiàn)在各個(gè)OA都有試用版本，不怕不識(shí)貨，就怕貨比貨，將自己的實(shí)際流程放進(jìn)去認(rèn)真演練一下，對(duì)其適用性就有了直觀的認(rèn)識(shí)。
2、技術(shù)先進(jìn)：技術(shù)是OA功能發(fā)揮的基礎(chǔ)，但因?yàn)樵O(shè)計(jì)在底層，所以很多人忽略它而吃了大虧。良好的技術(shù)架構(gòu)才能夠具有良好的穩(wěn)定性、開放性、拓展性、維護(hù)性和易用性，除了個(gè)別企業(yè)，LOUTUS系統(tǒng)和PHP系統(tǒng)開發(fā)的OA還是盡量不要選擇，因?yàn)橹T多缺陷，它們已經(jīng)被主流的OA廠家所淘汰，轉(zhuǎn)而使用JAVA技術(shù)。
3、價(jià)格合理：同樣的性能看價(jià)格，同樣的價(jià)格看性能，這就是性價(jià)比。在很多時(shí)候，OA的價(jià)格并不跟其性能成正比，特別是對(duì)于中、大型項(xiàng)目來說，所以購(gòu)買OA的時(shí)候，千萬不要以為越貴的就越高檔。反之，也不要以為越便宜越好，要知道，購(gòu)買成本只是綜合成本的一小部分，還有實(shí)施成本、維護(hù)成本、拓展成本、升級(jí)成本、生命周期成本等等，這才是大頭。
4、適度超前：事實(shí)上，因?yàn)槿狈?duì)應(yīng)用和產(chǎn)品的深刻了解，很多用戶的需求都是片面和短視的，所以需求必須要有一定的前瞻性，至少要滿足未來幾年企業(yè)的發(fā)展需要。比如有的企業(yè)說我就是要用一個(gè)便宜的OA來發(fā)發(fā)通知，但用了一段時(shí)間后發(fā)現(xiàn)有了工作流轉(zhuǎn)和表單統(tǒng)計(jì)的需求，但產(chǎn)品又不支持這個(gè)功能，開發(fā)吧成本太高，換掉吧前功盡棄，搞得OA用不起來，那就得不償失了。
e-works：OA軟件的未來會(huì)如何發(fā)展？
陳：OA怎么走，每個(gè)廠家都會(huì)有自己的判斷和選擇，可以肯定的說不會(huì)有唯一的方向，而是會(huì)向著多種個(gè)性化的方向發(fā)展，越來越注重解決某個(gè)領(lǐng)域的關(guān)鍵問題，逐漸形成自己的特色，而不是大而全。
雖然應(yīng)用將出現(xiàn)多個(gè)分支，但底層將趨向一致，即向平臺(tái)性、業(yè)務(wù)性、智能性、集成性的方向發(fā)展，其中平臺(tái)性是一個(gè)核心，因?yàn)槠脚_(tái)支撐了其他的應(yīng)用?？梢哉f未來的OA將是得平臺(tái)者得天下，這個(gè)平臺(tái)是開放的，但不是萬能的，而是側(cè)重于一種應(yīng)用或者一個(gè)行業(yè)，這就構(gòu)成了平臺(tái)加行業(yè)應(yīng)用的模式，平臺(tái)解決的是信息集成和系統(tǒng)拓展的問題，行業(yè)應(yīng)用解決的是業(yè)務(wù)管理的問題，這也是華天OA的發(fā)展方向。
